Googleフォームは、イベント申し込み、アンケート、研究発表の演題登録など、さまざまな情報収集に使える便利な無料ツールです。
本シリーズでは、Googleフォームを活用し、入力された内容をもとに自動で整形・返信・PDF出力までを実現する方法を、複数回に分けてご紹介していきます。
注意：現在このシステムを作成して、実際に運営可能かを検証中です。1年以内に結果が出る予定です。
学会の運営に実際に利用される方は、自己責任でお願いいたします。
なお、一連のシリーズで利用する方法は、他の仕事内容にも活用可能な方法です。
第1回：「フォームの作り方と設計上の注意点」
Googleフォームの基本的な作成手順
Googleフォームにアクセス
Googleアカウントにログインした状態でアクセスすれば、すぐにフォームの作成が可能です。
空白のフォームを作成する
「空白」をクリックして新しいフォームを作成。
フォームのタイトル・説明を入力します。
質問を追加する
Googleフォームでは以下の形式が使えます。
学会の演題登録を想定すると、下記のような内容と形式を選択できます：
| 質問形式 | 用途例 |
|---|---|
| 記述式 | 氏名、所属、演題など |
| 段落 | 抄録や自由記述欄 |
| ラジオボタン | 発表形式の選択など |
| チェックボックス | 複数の所属番号の選択など |
| プルダウン | カテゴリや所属の選択など |
補足：スマートフォンで入力されることも想定し、選択肢が多い設問はプルダウン形式を使うと、見やすくミスも減らせます。
設計上の注意点（特に研究発表や演題登録で重要）
「複数人数・複数所属」の場合は分解する
例：
- 「発表者1 氏名」
- 「発表者1 所属番号（複数選択可）」
このように、1項目1情報で記入させると、後の自動整形で圧倒的にラクになります。
最大人数・最大項目数をあらかじめ決める
Googleフォームでは、入力状況に応じて「動的に項目を増やす」ことができません。
そのため、事前に最大数を決めておきましょう。例：
- 発表者は最大20名
- 所属は最大10施設
空欄でもエラーにならないように設計しておくと安心です。
特殊文字・上付き・下付きの案内を入れる
研究用途では以下のような記号が必要になる場面があります：
- 上付き：¹ ² ³ ⁺ ⁻
- 下付き：₀ ₁ ₂
- ギリシャ文字：α β γ …
- 単位記号：℃ Å ± ∞ …
これらはフォーム上でうまく入力できない場合もあるため、コピー＆ペースト用の記号リストを説明欄に入れておくと親切です。
補足：「筆頭著者」「共同演者」「英語表記」などの入力欄も分けておくと、抄録集の整形に便利です。
回答内容の保存先は「Googleスプレッドシート」
フォームの「回答」タブから「スプレッドシートにリンク」ボタンをクリックすることで、回答がリアルタイムで記録されるようになります。
このスプレッドシートにGoogle Apps Scriptを連携させることで、以下のような自動処理が可能になります：
- 回答ごとの受付番号の自動付番
- 名前や所属の自動整形（上付き表記など）
- 回答者へのメール自動送信
- 抄録の自動レイアウト出力（Word / PDF）
補足：Apps Scriptを活用すれば、「参加証にQRコードを追加してメール送信」や「フォーム重複検知」など、業務レベルの管理にも応用できます。
次回予告
第2部では、スプレッドシートで自動的に受付番号を付与し、回答内容を整形する方法をご紹介します。
実際のGoogle Apps Scriptの記述方法も含め、丁寧に手順を解説していく予定です！
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