Googleフォームで演題受付番号を自動付番＋区分分類する方法

学会の演題受付といえば、専用のオンラインシステムやメールでの受付が一般的かもしれません。しかし、小規模な研究会や予算が限られた学会では、Googleフォームを活用するという方法も選択肢のひとつです。

無料で使え、入力内容はそのままスプレッドシートに記録され、共有・管理も簡単。さらに、**Google Apps Script（GAS）**を使えば、手動で行っていた煩雑な作業を自動化することも可能です。

今回やりたいこと：演題受付番号の自動付番＋区分ごとの接尾辞
自動付番スクリプト（初心者向け解説つき）
ポイント解説
「送信ステータス」「送信時刻」は何に使うの？
設定手順まとめ
おわりに

今回やりたいこと：演題受付番号の自動付番＋区分ごとの接尾辞

Googleフォームを使った演題登録で、こんなふうにできたら便利だと思いませんか？

演題受付時に 0001、0002…のように通し番号を自動で振る
発表区分に応じて、末尾を「GO」「GP」「YIA」などで分類
一度付けた番号が変更されないようにしつつ、区分だけが変更された場合には末尾のみ更新
今後の処理（PDF出力やメール送信）のために、「送信ステータス」や「送信時刻」も記録

実はこれ、Google Apps Script を使えば簡単に実現できます。

自動付番スクリプト（初心者向け解説つき）

以下は、演題受付番号（0001GO、0002YIAなど）を自動で振るスクリプトです。どの部分で何をしているのかをコメントで丁寧に説明しています。

function assignEntryNumbersAndInitStatus() {
  // スプレッドシートの「フォームの回答 1」シートを取得
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('フォームの回答 1');
  const data = sheet.getDataRange().getValues(); // 全データを取得（2次元配列）
  const header = data[0]; // 1行目（列の見出し）

  // 必要な列のインデックス（何列目か）を探す
  const entryCol = header.indexOf("演題受付番号");      // 演題受付番号の列
  const categoryCol = header.findIndex(col => col.startsWith("発表区分"));  // 発表区分
  const statusCol = header.indexOf("送信ステータス");   // 後で使う、メール送信状況
  const timeSentCol = header.indexOf("送信時刻");       // 後で使う、送信した日時

  // 必要な列が見つからない場合、エラーを出して止める
  if ([entryCol, categoryCol, statusCol, timeSentCol].includes(-1)) {
    SpreadsheetApp.getUi().alert("必要な列が見つかりません。列名をご確認ください。");
    return;
  }

  // 発表区分に応じた記号（末尾）を定義（部分一致で判定）
  const categoryMap = {
    "一般演題（口頭）": "Oral",
    "一般演題（ポスター）": "Poster",
    "YIA": "YIA"
  };

  // すでに登録されている最大の通し番号を調べる
  let maxNumber = 0;
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const current = data[i][entryCol]; // 例："0003GP"
    if (current && current.startsWith('0')) {
      const num = parseInt(current.slice(0, 4)); // 先頭4桁（0003）を数値として取り出す
      if (!isNaN(num)) maxNumber = Math.max(maxNumber, num);
    }
  }

  // データ行を1つずつ処理
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const currentEntry = data[i][entryCol]; // 現在の演題受付番号
    const category = data[i][categoryCol] || ""; // 発表区分の内容

    // 区分に応じた末尾（GOやYIA）を取得。見つからなければ"UNK"
    let suffix = "UNK";
    for (let key in categoryMap) {
      if (category.includes(key)) {
        suffix = categoryMap[key];
        break;
      }
    }

    // ===== 新規の登録：まだ番号が付いていない行 =====
    if (!currentEntry) {
      maxNumber++;
      const newEntry = String(maxNumber).padStart(4, '0') + suffix; // 0001YIA などを生成
      sheet.getRange(i + 1, entryCol + 1).setValue(newEntry);       // 番号をセット
      sheet.getRange(i + 1, statusCol + 1).setValue("未送信");       // ステータス初期化
      sheet.getRange(i + 1, timeSentCol + 1).setValue("");           // 送信時刻は空に
    }

    // ===== 登録済みの行で、区分だけ変更された場合 =====
    if (currentEntry) {
      const prefix = currentEntry.slice(0, 4); // 数字部分を取り出す（0001）
      const newEntry = prefix + suffix;       // 新しい形式を組み立て（0001GO など）
      if (currentEntry !== newEntry) {
        sheet.getRange(i + 1, entryCol + 1).setValue(newEntry); // 変更された場合だけ上書き
      }
    }
  }
}