はじめに
学会や同門会、研究会の事務局を担当していると、寄付金や年会費の領収書、御礼状など、個人ごとに内容を少しずつ変えながら同じフォーマットで大量に作成する書類が必要になります。これを一枚ずつ手作業で作るのは非常に大変で、ミスの温床にもなります。
そこで便利なのが、ExcelとWordを組み合わせた差し込み印刷機能です。Excelで管理している会員や寄付者の情報をWordのテンプレートに自動で流し込み、個別の書類を一気に生成することができます。
この記事では、例として「年会費・寄付金台帳（Excel）」と「礼状・領収書のテンプレート（Word）」を例に、具体的な方法をご紹介します。
使用するファイル
今回使用するのは以下の2つのファイルです。
- Excelファイル（寄付金_印刷テンプレート.xlsx）
- 会員名、所属、金額、領収書番号、日付などの情報を一覧管理。
- 各行が1人分のデータに対応。
- Wordファイル（礼状寄付.docx）
- 礼状文面と領収書フォーマットが入ったテンプレート。
- 「宛名」「金額」「日付」「用途」などを差し込みフィールドとして設定可能。
差し込み印刷の流れ
① Excel側の準備
- 各列に「宛名」「金額」「領収書番号」「日付」「用途」などを整理して入力します。
- 列名がそのままWordに差し込むフィールド名として使えるので、わかりやすい名前にしておきましょう。
例：
| No | 氏名 | 金額 | 領収書番号 | 日付 | 用途 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | XX病院 | 30000 | 1 | 2025/09/19 | 学術集会支援 |
| 2 | YYクリニック | 50000 | 5 | 2025/09/20 | 学術集会支援 |
| 3 | ZZ製薬 | 500000 | 12 | 2025/10/19 | 広告掲載費 |
② Word側の準備
- Wordで「差し込み文書」タブを開き、「差し込み印刷の開始 → 手紙」を選択。
- 「宛先の選択」から先ほどのExcelファイルを指定します。
- 挿入したい場所に「差し込みフィールドの挿入」からExcelの列名を配置します。
例（Word文面内）：
拝啓
この度は、○○会へのご寄付を賜りまして、誠にありがとうございます。
氏名： «氏名» 様
金額： ¥«金額»
用途： «用途»
日付： «日付»
③ プレビューと出力
- 「結果のプレビュー」で各人の情報が正しく差し込まれているか確認。
- 問題がなければ「完了と差し込み → 個々のドキュメントを編集」または「印刷」を実行すると、全員分の礼状や領収書が自動で作成されます。
- もちろん、一部の方のみの印刷も可能です。
実務でのメリット
- 作業効率の大幅向上：数十名〜数百名分でも一気に作成可能。
- 誤記防止：Excelから直接差し込むので、手入力のミスを削減。
- フォーマット統一：全員同じデザインで出力でき、見栄えが揃う。
- 応用範囲が広い：寄付御礼状、年会費領収書、講演証明書など様々な書類に展開可能。
まとめ
ExcelとWordを組み合わせた差し込み印刷は、学会事務局・研究会事務局にとって必須の時短術です。今回のように「Excelでデータ管理」「Wordで書式整備」という分業を徹底すれば、事務処理は格段に効率化します。
これから寄付や会費の処理を効率化したい方は、ぜひ一度試してみてください。
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