Google Apps Scriptで「最終版・抄録PDF」を申請者全員に一斉送信する

これで解決したい課題

完成版（成形後）の抄録PDFを演題ごとに正確にひも付け、一括でメール送信したい
誤送信は絶対に避けたい（ドライラン必須、同じファイルの二重送信防止）
フォルダ内に同じ演題のPDFがもし仮に複数あっても、最新だけを選んで送りたい
送信履歴（いつ・どのファイルを送ったか）をシートに自動記録したい

全体の仕組み

Google ドライブに「完成版PDFフォルダ」を用意（ID: FINAL_PDF_FOLDER_ID）
PDF名は <最終演題番号>(<受付番号>)_abstract_YYYYMMDD_HHMMSS.pdf（以前の記事を参考に進めていれば、このようになっています。）
スプレッドシート「フォームの回答 1」から行ごとに以下を取得（下記のコードでは、「フォームの回答1」のタブ名からデータを取得しています。任意名に変更可能です。）
- 宛先メールアドレス（必須）
- 命名しなおした最終的な演題番号（必須：PDFひも付けのキー）
- 宛名用：筆頭演者の姓/名、所属（任意）
スクリプトがフォルダ内PDFを走査して**索引（インデックス）**を構築
- 同じ最終演題番号のPDFが複数ある場合、タイムスタンプ（TS）が最大＝最新の1件を採用
各行についてメールを組み立て、**DRY RUN（SAFE_MODE）**で確認 → 本番送信
送ったらシートにステータス/送信時刻/PDFのTS/ファイル名を記録
- 同じTSのPDFは再送しない（差し替わった時だけ再送）

使う列（自動検出）

必須
- メール
- 最終的な演題番号（または最終演題番号）
宛名に使う（任意）
- 筆頭演者（発表者）の姓、筆頭演者の名前、筆頭演者の所属機関名
送信履歴（無ければ自動で追加）
- 完成版送信ステータス / 完成版送信時刻 / 完成版PDF_TS / 完成版PDFファイル名

コードの全体（コピペ可能）

コードの全体を乗せます。


// ---- 安全運転スイッチ（本番で false に） ----
const SAFE_MODE = true;

// ---- 固有名詞（各自の情報に修正してください） ----
const ORG_NAME    = '〇〇学会';
const ORG_EMAIL   = 'contact@example.org';
const PROGRAM_URL = 'https://example.org/program';

// ---- 完成版PDFフォルダID（目的のGoogle DriveのフォルダのIDに、必ず差し替えてください） ----
const FINAL_PDF_FOLDER_ID = 'REPLACE_WITH_YOUR_FOLDER_ID';

/* ===== 件名・本文テンプレ ===== */
const FINAL_MAIL_SUBJECT = (finalId) =>
  `【${ORG_NAME}】演題採択のお知らせ（演題番号：${finalId}）`;

const FINAL_MAIL_BODY = (finalId, pdfName) =>
`${ORG_NAME} 運営事務局でございます。
ご登録いただいた演題は、後述の演題番号にて採択されました。
抄録PDFを添付いたしましたので、改めて内容をご確認ください（${pdfName}）。
もし誤り等の修正が必要な事項がございましたら、演題番号と合わせて、事務局まで早急にお知らせください。

演題番号：${finalId}

なお、発表日時は学会ホームページをご参照ください。
${PROGRAM_URL}

────────────────────
${ORG_NAME} 運営事務局
E-mail: ${ORG_EMAIL}
────────────────────
※本メールは自動送信です。`;

/* ===== メイン ===== */
function sendFinalAbstractEmails() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sh = ss.getSheetByName('フォームの回答 1');
  const values = sh.getDataRange().getValues();
  const H = values[0];

  // 必須列
  const emailCol    = findCol(H, /メール/);
  const finalIdCol  = findCol(H, /(最終的な演題番号|最終演題番号)/);

  // 宛名（任意）
  const lastNameCol = findCol(H, /筆頭演者（発表者）の姓/, true);
  const firstNameCol= findCol(H, /筆頭演者の名前/, true);
  const affilCol    = findCol(H, /筆頭演者の所属機関名/, true);

  // 送信履歴（無ければ1行目に追加）
  let statusCol = ensureCol(sh, H, '完成版送信ステータス');
  let timeCol   = ensureCol(sh, H, '完成版送信時刻');
  let tsCol     = ensureCol(sh, H, '完成版PDF_TS');         // 例: 20250919_175608
  let nameCol   = ensureCol(sh, H, '完成版PDFファイル名');   // 実際に送ったPDF名

  // Drive: 最終演題番号 → 最新PDF の索引を作る
  const pdfIndex = buildFinalPdfIndex_(FINAL_PDF_FOLDER_ID);

  // 各行を処理
  for (let r = 1; r < values.length; r++) {
    const row = values[r];
    const email   = safe(row[emailCol]);
    const finalId = safe(row[finalIdCol]);
    if (!email || !finalId) continue;

    const info = pdfIndex[finalId];
    if (!info) { Logger.log('PDF未発見: %s', finalId); continue; }

    // 既送チェック：同じTSは送らない
    const prevStatus = safe(row[statusCol]);
    const prevTs     = safe(row[tsCol]);
    const newTs      = info.ts;
    const alreadyUpToDate = (prevStatus === '送信済み' && prevTs === newTs);
    if (alreadyUpToDate) continue;

    // 宛名：「所属　氏名 先生」
    const fullName = `${safe(row[lastNameCol])} ${safe(row[firstNameCol])}`.trim();
    const affil    = safe(row[affilCol]);
    const recipientLine = (fullName || affil) ? `${affil}　${fullName} 先生\n\n` : '';

    const subject = FINAL_MAIL_SUBJECT(finalId);
    const body    = recipientLine + FINAL_MAIL_BODY(finalId, info.name);

    // ドライラン：ここで必ず止める（SAFE_MODE=trueの間は送られない）
    if (SAFE_MODE) {
      Logger.log('[DRY RUN] to=%s finalId=%s file=%s', email, finalId, info.name);
      continue;
    }

    // 実送信
    GmailApp.sendEmail(email, subject, body, {
      attachments: [info.file.getBlob()],
      name: `${ORG_NAME} 運営事務局`
    });

    // 履歴を記録
    sh.getRange(r+1, statusCol+1).setValue('送信済み');
    sh.getRange(r+1, timeCol+1).setValue(new Date());
    sh.getRange(r+1, tsCol+1).setValue(newTs);
    sh.getRange(r+1, nameCol+1).setValue(info.name);

    Utilities.sleep(500); // レート制限対策
  }
}

/* ===== Drive内のPDFを索引化：最終演題番号 → 最新1件 ===== */
function buildFinalPdfIndex_(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const it = folder.getFiles();
  const map = {};

  // 例: YIA7(e024XX)_abstract_20250919_175608.pdf
  const re = /^([A-Za-z0-9\-]+(?:\([^)]+\))?)_(?:[Aa]bstract)_(\d{8}_\d{6})\.pdf$/;

  while (it.hasNext()) {
    const f = it.next();
    const name = f.getName();
    const m = name.match(re);
    if (!m) continue;

    const idPart = m[1];                 // 例 "YIA7(e024XX)" / "S1-2"
    const coreId = idPart.replace(/\(.*$/, ''); // → "YIA7" / "S1-2"
    const ts     = m[2];                 // "YYYYMMDD_HHMMSS"

    // タイムスタンプの大きい方＝最新を保持
    if (!map[coreId] || ts > map[coreId].ts) {
      map[coreId] = { file: f, ts, name };
    }
  }
  return map;
}

/* ===== ヘルパー ===== */
function findCol(H, regex, optional=false) {
  const i = H.findIndex(h => regex.test(String(h)));
  if (i === -1 && !optional) throw new Error('必要列が見つかりません: ' + regex);
  return i;
}
function ensureCol(sh, H, label) {
  let idx = H.indexOf(label);
  if (idx !== -1) return idx;
  idx = H.length;
  sh.getRange(1, idx+1).setValue(label);
  H.push(label);
  return idx;
}
function safe(v){ return (v == null) ? '' : String(v).trim(); }

コードのポイント解説

1) 誤送防止：SAFE_MODE

const SAFE_MODE = true; // trueの間は送信せず、ログだけ出す

ループ内で送信直前にガード： if (SAFE_MODE) { Logger.log('[DRY RUN] to=%s finalId=%s file=%s', email, finalId, info.name); continue; // 以降（実送信＆履歴更新）へ進まない }
SAFE_MODE=false に切り替えたときだけ送られます。

2) PDFの正確なひも付け

フォルダ内を走査して正規表現で解析： ^([A-Za-z0-9\-]+(?:$[^)]+$)?)_(?:[Aa]bstract)_(\d{8}_\d{6})\.pdf$
- 例：Y1A7(e024XX)_abstract_20250919_175608.pdf
- 先頭グループから括弧以降を落として「最終演題番号」を抽出
- 同一演題で複数あれば TS（YYYYMMDD_HHMMSS） 最大の1件＝最新だけ採用

3) 二重送信の防止

行に保存された 完成版PDF_TS と、今回選んだPDFのTSを比較
- 同じなら スキップ（送らない）
- 変わっていれば再送（差し替わり）

4) 宛名と文面

宛名は「所属　氏名先生」で冒頭に差し込み：

const fullName = `${safe(row[lastNameCol])} ${safe(row[firstNameCol])}`.trim();
const affil    = safe(row[affilCol]);
const recipientLine = (fullName || affil) ? `${affil}　${fullName} 先生\n\n` : '';
const subject = FINAL_MAIL_SUBJECT(finalId);
const body    = recipientLine + FINAL_MAIL_BODY(finalId, info.name);

件名・本文テンプレ（例）：

const FINAL_MAIL_SUBJECT = (finalId) =>
  `【〇〇学会】演題採択のお知らせ（演題番号：${finalId}）`;

const FINAL_MAIL_BODY = (finalId, pdfName) => 
`〇〇学会 運営事務局でございます。
ご登録いただいた演題は、後述の演題番号にて採択されました。
抄録PDFを添付いたしましたので、改めて内容をご確認ください（${pdfName}）。
もし誤り等の修正が必要な事項がございましたら、演題番号と合わせて、事務局まで早急にお知らせください。

演題番号：${finalId}

なお、発表日時は学会ホームページをご参照ください。
https://example.org/program

────────────────────
〇〇学会 運営事務局
E-mail: contact@example.org
────────────────────
※本メールは自動送信です。`;

実行のながれ（DRY RUN → 本番）

SAFE_MODE = true のまま「▶実行」
- 実行ログに [DRY RUN] to=... finalId=... file=<選ばれたPDF名> が並ぶ（送信なし／履歴更新なし）
PDFひも付けや宛名が期待通りか確認
問題なければ SAFE_MODE = false に変更して再実行 → 実送信
- シートに「送信済み／送信時刻／PDF_TS／PDFファイル名」を記録

送られるメール（例）

件名
【〇〇学会】演題採択のお知らせ（演題番号：Y1A7）

本文

〇〇大学医学部　しろふわ 太郎 先生

〇〇学会 運営事務局でございます。
ご登録いただいた演題は、後述の演題番号にて採択されました。
抄録PDFを添付いたしましたので、改めて内容をご確認ください（Y1A7(e024XX)_abstract_20250919_175608.pdf）。
もし誤り等の修正が必要な事項がございましたら、演題番号と合わせて、事務局まで早急にお知らせください。

演題番号：Y1A7

なお、発表日時は学会ホームページをご参照ください。
https://example.org/program

────────────────────
〇〇学会 運営事務局
E-mail: contact@example.org
────────────────────
※本メールは自動送信です。

トラブルシューティング

「PDF未発見: <演題番号>」が出る
- 完成版PDFフォルダIDの誤り／PDF名が規則外／最終演題番号が空
同じ人に再送されない
- 既に同じTSで送信済み。PDFを差し替えたらファイル名のTSが更新されるか確認
送信が急に止まる
- Gmailの送信上限に注意。レート制限回避で Utilities.sleep(500) を挿入済み
実行したのにメールが増えない
- SAFE_MODE=true のままかも。ログに [DRY RUN] が出ているはず

セキュリティと拡張のヒント

より堅牢に：PDF生成時にファイルIDをシートへ保存し、IDで添付（名前一致に依存しない）
誤送のさらなる防止：
- スクリプトプロパティで「CONFIRM_SEND=OK」が無いと送れないガードを追加
- 本番前に「下書き作成モード」に切り替える（GmailApp.createDraft）
差出人名の統一：GmailApp.sendEmail(..., { name: '〇〇学会運営事務局' })