学会運営では、シンポジスト（シンポジウム演者）への依頼メールが必須になります。しかし初めて担当すると、
「どこまで書くのが正解？」
「失礼にならない文章は？」
と迷う場面も多いと思います。
この記事では、**誰でもそのまま使える「シンポジスト依頼メールテンプレート」**と、
メール作成時のポイントをまとめて紹介します。
シンポジスト依頼メールの全体構成
基本構成は次の通りです。
- 宛名（御侍史）
- 冒頭の挨拶・感謝
- 開催概要（日時・会場・セッション名・枠）
- 演者・役割の案内
- 演題名の提出依頼
- 抄録入力フォームの案内
- 今後の流れ（抄録確定スケジュール）
- 問い合わせ先
- 学会事務局署名
これらを押さえておけば、どの学会でも問題なく使用できます。
【コピペ可】シンポジスト依頼メールテンプレート
（※名前・大学名・学会名・日時・URL等を差し替えてご利用ください）
◯◯大学 医学部 ◯◯科
教授 ◯◯ ◯◯ 先生 御侍史
平素より大変お世話になっております。
◯◯学会 ◯◯大会 事務局でございます。
このたびは、◯年◯月◯日開催の ◯◯（学会名） において、
シンポジストをお引き受けいただき、誠にありがとうございます。
抄録準備に際し、以下ご連絡とお願い申し上げます。
■ シンポジウム概要（予定）
- 日時：◯月◯日（◯） ◯:◯◯〜◯:◯◯
- 会場：◯◯市 ◯◯ホール（最寄：◯◯駅 徒歩◯分）
- セッション名：「◯◯◯◯」（仮題）
- 構成：30分枠（講演25分＋質疑5分）
※一般演題数により変更となる場合がございます。
■ 演者（予定）
- ◯◯ ◯◯ 先生（◯◯大学）
- ◯◯ ◯◯ 先生（◯◯大学）
- ◯◯ ◯◯ 先生（◯◯大学）
■【お願い①】演題名（仮題）のご提出
差し支えなければ、
◯月◯日頃までに、仮題でも構いませんので“演題名”をお知らせいただけますと幸いです。
■【お願い②】抄録のご提出
以下のフォームより、抄録をご入力ください。
◯月◯日を一次締切とさせていただきますが、
期間内は何度でも編集が可能です。
▼シンポジスト用抄録登録フォーム
https://example.com/form12345
（※URLは各学会で差し替えてください）
■【今後の流れ】
◯月◯日以降、ご入力いただいた抄録を演者の先生方と共有し、
発表順・演題名・抄録を◯月末を目処に確定いたします。
揃い次第、あらためてご連絡申し上げます。
ご不明の点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
◯◯学会 ◯◯大会 事務局
（所属）◯◯大学 ◯◯学講座内
〒◯◯◯-◯◯◯◯
Email：xxxx@example.com
TEL：000-000-0000
URL：https://example.com
学会事務が押さえておくべきポイント
✓ 日付・場所は必ず記載
演者がスケジュール調整しやすくなります。
✓ 発表時間は“仮”でも書く
確定でなくても問題ありません。
「未定です」より、仮で書いた方が親切です。
✓ 演題名の締切は短めでOK
演者は仮題を出すので、早めに締め切っても支障ありません。
✓ Googleフォームは“何度でも修正可”が鉄則
多くの学会が使う方式のため、安心して利用してもらえます。
✓ 抄録確定日を最初に示しておく
後から催促する必要が減り、事務作業が圧倒的に楽になります。
まとめ
シンポジストへの依頼メールは、
「情報の整理」＋「丁寧な案内」 が最も重要です。
この記事に掲載したテンプレートを使えば、
形式を整えながら、必要事項を漏れなく伝えることができます。
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