【テンプレ付】学会で座長を依頼するときのメール文例

学会や研究会の運営では、プログラム編成が進むにつれて、座長（セッションのチェア）をお願いするメールを送る必要が出てきます。
しかし、初めて依頼する相手や、丁寧な文面が求められる場面では、どう書けばよいか迷うことも多いものです。

この記事では、実務で使いやすい座長依頼メールの文例と、書き方のポイントを整理して紹介します。
そのまま使えるテンプレートとしても利用できます。

■ 座長依頼メールの目的

座長依頼メールには、次の情報を簡潔かつ丁寧に伝えることが求められます。

座長をお願いしたいセッションの概要
学会の日程
参加登録の案内
依頼の意図と背景
可否の確認（快諾・辞退いずれも返信をお願いする）

相手に負担を感じさせず、必要な情報が一度で伝わる文面が理想です。

■ 座長依頼メールの文例（コピペ可）

以下は、学会運営で実際に使用できる座長依頼メールの例です。

〇〇大学 〇〇学講座
〇〇 〇〇 先生

突然のご連絡にて失礼いたします。
〇〇学会運営事務局の△△と申します。

このたび、〇月〇日（金）〜〇月〇日（土）に開催予定の〇〇学会におきまして、
先生に初日（〇月〇日［〇］）のセッションの座長をご担当いただきたく、ご連絡差し上げました。

ご担当をお願いする可能性があるのは、
・一般口頭発表
・若手口頭発表（YIA）
のいずれかとなります。正式なプログラム確定後、あらためて詳細をご案内申し上げます。

学会の大まかな日程につきましては、下記ページに掲載しております。
（例）https://example.com/program

また、ご参加には事前の参加登録が必要となります。
以下のページよりお手続きをお願いいたします。
（例）https://example.com/registration

昨年度はご参加いただき、誠にありがとうございました。
今回もぜひ座長としてお力添えいただけますと幸いです。

ご快諾いただける場合は、本メールへのご返信にてお知らせください。
ご都合が難しい場合も、その旨お知らせいただければ幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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〇〇学会運営事務局　△△（氏名）
〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町
TEL：00-0000-0000
E-mail：example@example.com
URL：https://example.com