学会や研究会の運営では、名札・参加証明書・領収書をどう準備するか が大きな課題になります。人数が多い場合、1人ずつ事務局が手作業で準備すると膨大な時間がかかり、印刷ミス・記入漏れも発生しがちです。
今回の学会運営では、A4一枚を2分割し、三つ折りして名札ケースに入れる方式 を採用しました。
この方法は「作る側が最小限の作業で済む」「参加者も必要な書類をその場で完結できる」点で非常に優れていました。
この記事では、実際に行った具体的な方法と、運用して感じたメリットをご紹介します。
■ 今回採用した方式の全体像
最終的に採用したのは以下の方法です。
- ✔ A4を横に2分割（1枚＝2名分）して印刷する
- ✔ 縦にカットして2枚にする
- ✔ 上・中・下の3段構成（折り目に合わせて三つ折り）
- ✔ 名札ケースに参加者自身で入れてもらう
- ✔ 氏名・所属・チェック欄は“空欄”にして、参加者自身に記入・チェックしてもらう
- ✔ 情報交換会の参加者の区別等のために必要な方には、受け渡し時にシールを右上に貼る
■ A4名札の構成（3段構造）
A4を縦に三つ折りしたとき、次のような構造になります。
① 上段：名札（所属・氏名：空欄）
- 所属：＿＿＿＿＿＿＿＿
- 氏名：＿＿＿＿＿＿＿＿
※参加者に自分で記入してもらうため、記入ミスや事務局の負担を避けられる。
学会中はこの上段だけが名札ケース正面に見えるようにします。
情報交換会参加などの理由で、一見して区別が必要なことがあれば、隙間にシールを貼るという、受付での運用で対処する。
② 中段：参加証明書
以下のような文面を記載（例）：
- 「XX学会に参加したことを証明します」
- 会期・会場
- 学会名・会長名（←実学会では固有名を印刷）
これを折りたたんで中段に配置すると、学会中は見えませんが、帰宅後に事務手続きなどで必要な人が使用できます。
③ 下段：領収書（チェック欄あり）
あらかじめ以下を印刷しておきます：
- 金額（例：10,000円 / 5,000円 / 3,000円など）
- 区分（例：会員、非会員、一般、学生、企業など）
- チェックボックス（□）
- 例：□ 参加費（会員）5000円
- □ 参加費（非会員）10000円
- □ 情報交換会費 5000円
参加者自身にチェックしてもらう方式 にすることで、事務局側の作業時間と記載ミスを大きく削減できます。
■ 実際の作り方（手順）
① PowerPointでA4のテンプレートを作成
- 2分割になるよう左右に同じ内容を配置
- 3段構成で見出しや余白を調整
- 記入用の枠（氏名・所属）
- 領収書のチェック欄
※PPTで作ると調整が簡単で、バランスが崩れにくい
② A4で印刷 → 縦にカット（2名分）
A4一枚につき2枚できるため、印刷や裁断が非常に速い。
裁断はオフィスの裁断機（スライド式でも可）で十分。
③ 折り目に沿って“参加者自身に”三つ折りしてもらう
当日受付では、次のように案内します：
「名札ケースはご自身でセットしてください。
上段が氏名欄、必要な方は中段・下段もご利用ください。」
これにより、受付の混雑もスムーズに。
④ 学会中は上段のみが見える
名札ケースに入れると、自然と上段だけが表に出ます。
- 運営スタッフは参加者の氏名・所属を確認しやすい
- 見た目もすっきりして統一感がある
- 終了後に必要な項目だけ参加者が持ち帰れる
■ 運用して感じたメリット
● 事務局側の作業が圧倒的に少ない
- 名前を書かない
- 所属を入れない
- 領収書区分のカスタマイズ不要
- 全員同じフォーマットで印刷 → カットだけ
そのため、数百名規模でも短時間で準備が可能 でした。
● 参加者が必要な書類をその場で完結できる
- 領収書はその場でチェック
- 参加証明書は必要な人だけが使用
- 名札は自分で記入するため、誤記がない
名前のタイプミスなどの問い合わせもゼロでした。
● 現場の運営もスムーズ
- 名札の取り間違いが発生しない
- 受付で氏名を探す作業がなくなる
- ケースへのセットも参加者に任せられる
非常に“事故の少ない方式”でした。
■【おまけ】もっと自動化するなら：A4を6分割×差し込み印刷
今回は採用しませんでしたが、
1名につきA4を1面（6分割して、名札ケースにセット）で個別名札を作る案
も運営としては魅力的です。
Wordの差し込み印刷を使えば、
- Excel名簿 → Wordテンプレートへ自動流し込み
- 個別氏名入りの名札を一括出力
- 受付で書き込み不要
という運用も可能です。
ただし、
- 名簿の整備が必要なため、
- 学会前の作業量はやや多め
というデメリットもあります。
今回のように「参加者自身に書いてもらう方式」は、
学会事務局の負担が最も少ない方式 といえます。
■【おまけ２】実際に使用した名札ケースと用紙を紹介
実際に使用した名札ケースを紹介します。
サイズが大きいものを利用しました。
サイズによっては、A4を2分割しただけではケースにスッとセットできない場合があり、さらなるカットが必要になり、手間が増えてしまいます。
モノタロウで購入しました。
ジャストコーポレーション
紐付き名札ケース
大量使いに便利なイベント用名札です。
1セット(100個) 注文コード52581324
ひも色白 材質PVC 内寸(幅W×高さH)(mm)110×108 ひも長(mm)900 太さ(mm)3
次に用紙を紹介します。
A4サイズのパンフレット用紙で、「三つ折り加工済み」のものが販売されています。
これを使用すれば、学会中に参加者に折りたたんでいただく際にも、質問無く実施していただけます。
私は、株式会社アメージングクラフトのものを使用しました。
■ まとめ
今回の方式は、
- A4を2分割 → カット → 3つ折り
- 氏名・所属は空欄
- 領収書はチェック方式
- 参加者自身に名札ケースへセットしてもらう
というシンプルな構成ですが、
事務作業の効率化・現場の安定運用・参加者の利便性 をすべて満たす非常に優れた方法でした。
学会・研究会・同門会の事務局で名札や書類作りにお困りの方には、ぜひ一度試していただきたい方法です。
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