この記事で出来ること
これまでの記事では、演題登録に関する各種処理について、個別に仕組みを紹介してきました。
- 登録内容に受付番号を付ける
- 抄録をGoogleドキュメントとPDFで出力する
- 登録者に自動でメールを送信する
今回は、それらの処理を1つのスクリプトに統合し、フォーム送信時にすべて自動実行する方法をご紹介します。これにより、登録から通知までの流れを完全自動化できます。
実質的に特にすることが無くなりますので、非常に楽が出来ると思います。ただし、設定後に何度かテストしてみてください。
すべての処理を一括で動かす「メイン関数」
以下のように、それぞれの処理を呼び出す関数を1つにまとめます：
function mainOnSubmit(e) {// 第3部での関数名を使用
assignEntryNumbersAndInitStatus();
generateAbstractDocs(); // 第4部での関数名を使用
sendAbstractEmails(); // 第5部での関数名を使用
}
この mainOnSubmit をフォーム送信トリガーに設定することで、
登録があった瞬間に、番号付与・ファイル出力・メール送信までが一括で行われます。
トリガーの設定方法
- スクリプトエディタを開く
- 左側の「⏰アイコン（トリガー）」をクリック
- 右下「トリガーを追加」
- 関数に
mainOnSubmitを選択 - イベントの種類に「フォーム送信時」を選ぶ：これにより、フォームに投稿があった瞬間に内容が処理されます。
- 保存して完了！
この方法のメリット
| メリット | 内容 |
|---|---|
| 手作業ゼロ | 受付から通知まで完全に自動化 |
| トリガーが1つで済む | 複数の処理を分割して設定する必要がない |
| 順序が明確 | 出力 → 通知 などの処理順をコントロールしやすい |
| スクリプト管理が楽 | 全体が一つの関数にまとまって見通しが良い |
注意点・デメリット
| デメリット | 解説 |
|---|---|
| 一部でエラーが出ると全体が止まる | 途中で失敗しないように、それぞれのスクリプトをテストしてから実行するのが望ましい |
まとめ
これまで分けて作ってきた処理を、1つにまとめてトリガー実行することで、演題登録からメール送信までを一気に処理できるようになりました。
この仕組みは、学会・研究会の参加登録・演題登録管理だけでなく、アンケート対応、イベント受付などさまざまな場面で応用可能です。
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👉 複数フォームの統合方法：日本語フォームと英語フォーム等のように独立したフォームからの入力を１つのスプレッドシートに統合する方法を説明しています。
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